Privacy beleid

De Algemene Verordening Gegevensbescherming  is op 25 mei 2018 in werking getreden.
Deze Europese wet, veelal aangeduid met zijn afkorting AVG, gaat iedereen aan: onze persoonsgegevens moeten beter beschermd worden. Daar moeten en willen wij als vereniging ook graag aan meedoen. Het bestuur heeft op 22 mei 2018 o.a. het privacy beleid vastgesteld. Daarin wordt aangegeven hoe wij als Tennisvereniging de privacy van onze leden waarborgen en daarom zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens.
Dit beleid is hieronder opgenomen zodat iedereen er kennis van kan nemen.

Naast het vaststellen van het privacy beleid vraagt de wet nog veel meer. Met vrijwilligers die met persoonsgegevens(bijv. de ledenadministratie) omgaan moeten zgn. vrijwilligersovereenkomsten/geheimhoudingsverklaringen worden gesloten.

Om onze persoonsgegevens te beschermen sluiten wij daarnaast met een aantal externe organisaties waarmee wij samenwerken én die ook over persoonsgegevens beschikken zgn. verwerkersovereenkomsten.

Verder moeten ter bescherming van persoonsgegevens schriftelijke en digitale stukken goed afgeschermd zijn en slechts beveiligd toegankelijk.  En dat alleen voor een beperkt aantal personen. En dan nog mag maar voor een beperkte termijn ,uitzondering daargelaten, data worden bewaard.

De nieuwe wet vraagt nogal veel en gaat terecht erg ver ter bescherming van de persoonsgegevens.

Naleving van de AVG vraagt een voortdurende inspanning en het is een zaak van ons allemaal om onze persoonsgegevens goed te beschermen.

Privacy Beleid

Tennis Vereniging De Hopbel hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit Privacy Beleid willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Tennis Vereniging De Hopbel houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.  Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy Beleid;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Tennis Vereniging De Hopbel zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy Beleid, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.
 
Verwerking van persoonsgegevens van leden
Persoonsgegevens van leden of leveranciers worden door Tennis Vereniging De Hopbel verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinden;
  • Communicatie over lidmaatschap en daaraan gelieerde zaken;
  • Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is het lidmaatschap aan Tennis Vereniging De Hopbel.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Tennis Vereniging De Hopbel de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Roepnaam;
  • Voorletters;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Adres en postcode;
  • Woonplaats;
  • Telefoonnummer, vast en mobiel;
  • E-mailadres;
  • Geboortedatum;
  • Banknummer;
  • Geslacht;
  • Pasfoto.

Uw persoonsgegevens worden door Tennis Vereniging De Hopbel  opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode van het lidmaatschap en 2 jaar daarop aansluitend en  na afloop van het lidmaatschap alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
 
Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • Het verzorgen van de internetomgeving van geautomatiseerde gegevens
  • Het bieden van planningsmogelijkheden en publiceren van tennistoernooien en tenniscompetities;
  • Het faciliteren om tennistoernooien en tenniscompetities te organiseren;
  • Het verzorgen van  beveiliging van onze accommodatie waarbij toegang is tot data van leden van de vereniging zoals bij de Tennis Vereniging De Hopbel elektronisch opgeslagen;
  • Het afhangbord en de planning van het bargebeuren

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit
wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn
Tennis Vereniging De Hopbel bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens Tennis Vereniging De Hopbel van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
 
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit, dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen
Als u naar aanleiding van ons Privacy Beleid nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

ContactgegevensTennis Vereniging De Hopbel
Rooiseheide 12
5481 SG  Schijndel
bestuur@tvhopbel.nl
 
Dit privacy beleid is vastgesteld in de bestuursvergadering van Tennis Vereniging De Hopbel op 22 mei 2018

Downloads: